La Direzione di V. Besana S.p.A. (che per facilità di esposizione in seguito verrà indicato semplicemente come BESANA) ha adottato il presente Codice Etico, che riflette l’impegno del Consiglio stesso a:
Il presente documento, che costituisce parte integrante del Modello organizzativo ex D.Lgs. 231/01, definisce i valori ed i principi di condotta rilevanti ai fini del buon funzionamento, dell'affidabilità, del rispetto di leggi e regolamenti nonché dell’immagine di BESANA.
Esso contiene l'insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità delle parti interessate interne ed esterne alla Società, al di là e indipendentemente da quanto previsto a livello normativo.
Tutti i soggetti che operano per il conseguimento degli obiettivi aziendali, siano essi soggetti in posizione apicale oppure dipendenti, sono tenuti all'osservanza del presente Codice Etico nella conduzione degli affari e delle attività aziendali.
Il presente Codice si applica, nei punti di interesse, anche ai collaboratori e consulenti esterni che agiscano in nome e per conto delle società della BESANA.
I destinatari devono tenere un comportamento improntato al rispetto dei principi fondamentali di onestà, integrità morale, correttezza, trasparenza, obiettività e rispetto della personalità individuale, nel perseguimento degli obiettivi aziendali e in tutti i rapporti con persone ed enti interni ed esterni alla Società.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse della BESANA può giustificare un operato non conforme ad una linea di condotta onesta. Pertanto, BESANA si riserva la possibilità di non intraprendere o proseguire alcun tipo di rapporto con chiunque adotti comportamenti difformi da quanto stabilito nel Codice Etico.
I destinatari sono tenuti al rispetto delle leggi e, in generale, delle normative vigenti nel paese in cui operano.
I destinatari sono inoltre tenuti al rispetto della normativa aziendale in quanto attuazione di obblighi normativi.
I destinatari sono tenuti al rispetto delle regole deontologiche e professionali, con particolare riferimento ai doveri di diligenza e perizia, applicabili alle operazioni compiute per conto della Società.
I destinatari sono inoltre tenuti al rispetto della normativa aziendale, la quale esprime in dettaglio le modalità di perseguimento degli obiettivi nel rispetto dei principi deontologici e di comportamento adottati. in quanto attuazione di obblighi deontologici, peritali o professionali.
I destinatari sono tenuti a rispettare il dovere di trasparenza intesa come chiarezza, completezza e pertinenza delle informazioni, evitando situazioni ingannevoli nelle operazioni compiute per conto della Società.
I destinatari sono tenuti al rispetto della normativa aziendale, in quanto attuazione del principio di trasparenza.
BESANA tutela e promuove il valore e lo sviluppo delle risorse umane, anche in quanto importante fattore di successo per l’azienda, in modo da favorirne, sulla base di criteri di merito, la piena realizzazione professionale.
Le pratiche di assunzione, trasferimento o promozione non devono essere in alcun modo influenzate da offerte o promesse di somme di denaro, beni, benefici, facilitazioni o prestazioni di ogni genere. Nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, BESANA richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa essere ritenuto lesivo della dignità ed autonomia del dipendente.
Va evitata ogni forma di discriminazione ed in particolare qualsiasi discriminazione basata su razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamenti sessuali, opinioni politiche o sindacali, indirizzi filosofici o convinzioni religiose verso qualunque soggetto interno ed esterno alla BESANA.
Non sono tollerate molestie sessuali o atti di violenza fisica o psicologica.
BESANA si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.
Non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare, con ciò intendendosi, oltre alla mera assenza di alcuna regolarizzazione di un rapporto, qualsivoglia tipologia di utilizzo di prestazioni lavorative non dedotta in un assetto contrattuale e normativo coerente a quello del paese di riferimento.
La privacy del dipendente è tutelata a norma del D. Lgs. 196/03 s.m.i.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente deve ricevere accurate informazioni relative a:
Il personale deve evitare di porre in essere o agevolare operazioni in conflitto di interesse
– effettivo o potenziale – con la Società, nonché attività che possano interferire con la capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel miglior interesse delle società partecipanti o partecipate e nel pieno rispetto dei principi del presente codice.
Il personale in particolare non deve avere interessi finanziari o personali nella scelta del fornitore, in un’azienda concorrente o cliente e non può svolgere attività lavorative che possano comportare l’insorgenza di un conflitto d’interesse.
Il rapporto con i fornitori è improntato a principi di trasparenza, lealtà, integrità, riservatezza, diligenza, professionalità e obiettività di giudizio.
La scelta dei fornitori e l’acquisto di beni e servizi sono effettuati dalle apposite funzioni aziendali in base a valutazioni obiettive circa legalità competenze, competitività, qualità, correttezza, rispettabilità, reputazione e prezzo.
I fornitori della BESANA non devono essere implicati in attività illecite e devono assicurare ai propri dipendenti condizioni di lavoro basate sul rispetto dei diritti umani fondamentali, delle Convenzioni internazionali, delle leggi vigenti. In particolare:
La BESANA raccomanda ai propri fornitori di astenersi da offrire beni o servizi, in particolare sotto forma di regali, a collaboratori della società che eccedano le normali pratiche di cortesia e vieta ai propri dipendenti di offrire beni o servizi a personale di altre società o enti per ottenere informazioni riservate o benefici diretti o indiretti rilevanti, per sé o per l'azienda.
In caso di violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona, BESANA è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino alla risoluzione del rapporto con il fornitore.
Nell’ambito delle relazioni con i Consulenti esterni e altri collaboratori, gli Amministratori ed i Dipendenti sono tenuti a:
I rapporti con gli agenti sono disciplinati in rapporti contrattuali formalizzati in cui devono essere specificamente indicate le condizioni e l’oggetto del contratto e le modalità di incasso e di retribuzione. Non è ammesso effettuare prestazioni o pagamenti in favore di collaboratori, consulenti, agenti o altri soggetti terzi che operino per conto della Società, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi ovvero in relazione al tipo di incarico da svolgere.
La violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona sono giusta causa di risoluzione dei rapporti contrattuali.
La professionalità, la competenza, la disponibilità, il rispetto e la correttezza rappresentano i principi guida e lo stile di comportamento da seguire nei rapporti con i clienti.
È indispensabile, dunque, che i rapporti con i clienti siano improntati alla piena trasparenza e correttezza, al rispetto della legge e all'indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento, sia interno sia esterno.
I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:
Nell’ambito dei rapporti commerciali con i clienti è fatto divieto tenere condotte che possano ledere la fiducia dei consumatori, recando al contempo pregiudizio alla trasparenza e sicurezza del mercato.
BESANA ambisce a garantire la qualità, salubrità e sicurezza dei suoi prodotti, adottando e attuando costantemente un sistema di procedure che permettano il monitoraggio e il controllo sia delle materie prime sia del processo produttivo e distributivo del prodotto finito.
La BESANA intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e predatori.
L’Azienda e i suoi collaboratori devono rispettare i principi e le regole della libera concorrenza e non devono violare le leggi vigenti in materia di concorrenza, antitrust e tutela dei consumatori.
È fatto dunque divieto di porre in essere qualsiasi condotta che violi l’esercizio abituale e libero del commercio e dell’industria e che in quanto tale leda la fiducia commerciale e la buona fede nel commercio.
Nell’ambito della concorrenza leale e della tutela del consumatore l’Azienda e i suoi
collaboratori si impegnano a non violare diritti di terzi relativi alla proprietà intellettuale e a rispettare le norme poste a tutela dei segni distintivi di opere dell’ingegno o dei prodotti industriali (marchi, brevetti) ponendo in essere controlli sul pieno rispetto della normativa posta a tutela dei titoli di proprietà industriale.
È fatto divieto di commercializzare prodotti che presentino l’uso di segni, figure o diciture recanti false indicazioni sufficienti ad indurre in fraintendimento sull’effettiva origine, provenienza o qualità dell’opera o del prodotto.
I rapporti con la Pubblica Amministrazione e con le Pubbliche Istituzioni (p. es., Ministeri e loro uffici periferici, Enti pubblici, Enti ed Aziende che operano nel settore dei servizi pubblici, Enti territoriali, Enti locali, Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato, Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali) sono tenuti dagli Esponenti Aziendali o dai Responsabili a ciò autorizzati ovvero dalle persone da essi previamente e formalmente delegate, nel rispetto delle norme del presente Codice, nonché dello Statuto Sociale e delle Leggi Speciali, avendo particolare riguardo ai principi di correttezza, trasparenza ed efficienza.
In particolare, a mero titolo esemplificativo:
Il corretto funzionamento della Funzione Pubblica, in particolare della Funzione Giudiziaria, viene garantito anche attraverso il divieto, imposto a tutti i soggetti tenuti all’osservanza del presente Codice Etico, di intraprendere, direttamente o indirettamente, alcuna azione illecita che possa favorire o danneggiare una delle parti in causa nel corso dei processi civili, penali o amministrativi.
In particolare, è fatto divieto di porre in essere indebite pressioni (offerte o promesse di denaro o di altra utilità) o illecite coercizioni (violenze o minacce) al fine di indurre a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci la persona chiamata a rendere davanti alla autorità giudiziaria dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale, quando questa ha facoltà di non rispondere.
AMMINISTRATIVA O FINANZIARIA
In via generale, è fatto obbligo di tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge e delle procedure interne, in tutte le attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci e al pubblico un’informazione veritiera e corretta sulla situazione economica patrimoniale e finanziaria della Società.
Ogni operazione o transazione deve essere precisa, verificabile, legittima.
Ciò significa che ciascuna azione ed operazione deve avere una registrazione contabile adeguata e deve essere supportata da idonea documentazione, al fine di consentire l’effettuazione di controlli, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e l’accurata ricostruzione dell’operazione.
A tutti i soggetti che a qualunque titolo, anche quali meri fornitori di dati, siano coinvolti nella formazione del bilancio e di documenti similari, o comunque di documenti che rappresentino la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, nonché in particolare agli amministratori, ai sindaci e a chi ricopre posizioni apicali:
È vietato impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci o ad altri organi sociali.
È vietato porre in essere una condotta simulata o fraudolenta finalizzata ad influenzare l’assemblea allo scopo di procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto.
La BESANA intende garantire la diffusione e l’osservanza di principi di comportamento intesi alla salvaguardia del capitale sociale, la tutela dei creditori e dei terzi che instaurano rapporti con l’azienda nel pieno rispetto delle norme di legge.
In particolare, è previsto l’espresso divieto di:
I documenti, gli strumenti di lavoro, gli impianti e le dotazioni ed ogni altro bene, materiale ed immateriale (comprese le privative intellettuali ed i marchi) di proprietà della BESANA sono utilizzati esclusivamente per la realizzazione dei fini aziendali, con le modalità dallo stesso fissate; non possono essere utilizzati per usi non legittimi, e devono essere utilizzati e custoditi con la medesima diligenza di un bene proprio. Eventuali impieghi illeciti sono sanzionabili, anche in via disciplinare, sia che costituiscano o meno condotte penalmente perseguibili ai sensi di legge.
L’azienda tutela i dati personali di tutti i soggetti che vengono in rapporto con essa, secondo le norme vigenti in materia di privacy.
Le informazioni apprese nell’esercizio delle proprie funzioni, che sono anch’esse bene dell’Azienda, sono soggette alle prescrizioni di legge e al dovere di riservatezza. Tali doveri vanno osservati anche dopo la cessazione del rapporto con l’azienda, secondo le prescrizioni della suddetta normativa.
Gli strumenti informatici e telematici (quali telefoni e fax, posta elettronica, internet, intranet ed in genere l’hardware e software forniti) resi disponibili al personale sono strumenti di lavoro e, di conseguenza, devono essere impiegati per finalità esclusivamente aziendali: ciò vale tanto per l’utilizzo dei personal computer che di altri strumenti, programmi e servizi.
Ogni dipendente è tenuto altresì a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso di strumenti informatici.
In particolare, al personale è vietato:
Il personale non può caricare sui sistemi aziendali software presi a prestito, non autorizzati privi delle necessarie licenze, così come è proibito fare copie non autorizzate di programmi concessi su licenza, per uso personale, aziendale o per terzi.
La BESANA esercita la propria attività nel pieno rispetto delle norme vigenti in materia di Antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle Autorità competenti, anche con riferimento al finanziamento illecito di attività di terrorismo.
La BESANA ha come principio quello della massima trasparenza nelle transazioni commerciali e predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni della ricettazione, del riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.
Il personale non deve mai svolgere o essere coinvolto in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo.
Gli Amministratori, i dipendenti ed i collaboratori devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di
instaurare con questi rapporti d’affari; essi sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi, le policies e le procedure aziendali in qualsiasi transazione economica che li veda coinvolti, assicurando la piena tracciabilità dei flussi finanziari in entrata ed in uscita e la piena conformità alle leggi in materia di antiriciclaggio ove applicabili.
Regali e omaggi, se utilizzati in modo inappropriato, possono condurre all’ottenimento di indebiti benefici.
Al fine di ovviare all’instaurarsi di relazioni esterne che confliggano con i principi etici condivisi da Besana e di dar luogo a situazioni di conflitti d’interesse o che possano minare alla correttezza e trasparenza nelle relazioni con soggetti terzi, è fatto divieto a tutti i dipendenti di accettare o offrire regali od omaggi che eccedano le normali pratiche di cortesia e gli usi e costumi locali. Regali od omaggi possono essere accettati od offerti in occasione delle festività (es. Natale, Capodanno, Pasqua), ciò anche in virtù delle politiche di marketing della Società, e purché non eccedano comunque il modico valore (non eccedenti € 49,00).
In linea con i valori condivisi, Besana, in occasione delle festività, procede alla distribuzione tra tutti i dipendenti di eventuali regali od omaggi relativi alle attività aziendali a qualunque titolo ricevuti. Nell’eventualità in cui ciò non fosse possibile, questi verranno donati ad associazioni no-profit a scopo benefico a nome dell’azienda.
Nell’eventualità in cui un dipendente dovesse ricevere un regalo od omaggio di valore non modico è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile di area, al fine di valutarne la restituzione.
BESANA si impegna a perseguire gli obiettivi di miglioramento della sicurezza e salute dei lavoratori come parte integrante della propria attività e come impegno strategico rispetto alle finalità più generali dell’Azienda.
A tal fine la Società:
Il Personale deve prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, su cui ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla formazione, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro.
Per tale ragione non saranno tollerati sul posto di lavoro l’uso di droghe, l’abuso di alcolico l’assunzione di farmaci illegali.
La BESANA intende assicurare la piena compatibilità delle proprie attività con il territorio e con l’ambiente circostante.
A tal fine si impegna a svolgere le attività aziendali nel totale rispetto dell’ambiente, inteso nel senso più ampio, in particolare:
BESANA non eroga contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali ed a loro rappresentanti e candidati se non nelle forme e nei modi previsti dalla normativa vigente.
BESANA intrattiene rapporti con gli organi di stampa e di comunicazione di massa, unicamente attraverso gli organi societari e le funzioni aziendali a ciò delegate. Tali rapporti devono essere improntati a principi di correttezza, disponibilità e trasparenza nel rispetto della politica di comunicazione definita dalla Società.
I dipendenti e collaboratori non possono fornire informazioni ad organi di informazione di massa senza la preventiva e specifica autorizzazione delle funzioni competenti.
Le informazioni e comunicazioni relative alla Società devono essere accurate, complete, veritiere, trasparenti e tra loro omogenee.
La violazione delle norme del presente Codice Etico lede il rapporto di fiducia instaurato con l’Azienda e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno.
L’osservanza del presente Codice da parte dei dipendenti e collaboratori ed il loro impegno a rispettare i doveri generali di lealtà, di correttezza e di esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede devono considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali anche in base e per gli effetti di cui all’art. 2104 c.c.
I comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti, in violazione delle regole comportamentali o procedurali contenute nel presente codice etico, debbono essere intesi come illeciti disciplinari sanzionabili nel rispetto della normativa applicabile.
L’osservanza del codice etico da parte dei soggetti terzi (fornitori, consulenti, etc.) integra l’obbligo di adempiere ai doveri di diligenza e buona fede nelle trattative e nell’esecuzione dei contratti in essere con la Società.
Le violazioni commesse da soggetti terzi saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi e contratti.
BESANA provvederà a recepire i contenuti del presente codice Etico predisponendo norme per la sua diffusione fra i propri dipendenti.
Il presente Codice Etico troverà applicazione anche nei Paesi diversi dall’Italia dove, qualora
contrastante, sarà adeguato a leggi, regolamenti e valori del Paese dove opera la Società, nel rispetto dei diritti umani fondamentali e delle Convenzioni internazionali.
La Direzione è competente per ogni modifica e/o integrazione del presente Codice Etico. In particolare, integrazioni e modifiche potrebbero rendersi necessarie per mutamenti del quadro normativo di riferimento o dell’organizzazione interna della Società.
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